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Software

Trotz IT-basierter Unternehmensabläufe erfolgen Beschaffungsvorgänge – vor allem im Bereich der Beschaffung von Dienstleistungen und Verbrauchsmaterial - häufig „manuell“ per Telefon oder Fax. Die Lieferanten werden nicht in die Beschaffungsprozesse integriert und die relevanten Daten gelangen häufig erst bei Rechnungseingang in das Finanzbuchhaltungssystem.

Der eigentliche Beschaffungsprozess ist für alle Beteiligten wenig transparent, Rahmenverträge werden nicht genutzt und der gesamte Prozess ist damit nicht kontrollierbar. Vorteile, die durch die Nutzung von elektronischen Katalogen oder die Durchführung von Anfragen/Ausschreibungen erzielt werden können, können nicht realisiert werden.

Die jb-x eBusiness-Suite mit den Modulen: eProcure (Bestellsystem, eProcurement), eSourcing (Angebotssystem), eContract (Vertragsverwaltung) und eApp (Bestellassistenten für unterwegs oder direkt aus dem Lager) realisiert eine optimierte webbasierende Beschaffung unterschiedlichster Güter mit Integration in das jeweilige ERP-System per standardisierter Schnittstellen.

Prozessbeschreibung

Klicken Sie auf eines der Symbole, oder eines der Module (graue Schrift), um mehr Informationen anzuzeigen!

Bedarfserfassung

Egal welche Bereiche eines Unternehmens man näher beleuchtet: Fast überall sind Optimierungen möglich. Dies betrifft auch den Einkauf. Anstatt einer effizienten Planung von Bedarfen und deren Bestellung, werden benötigte Positionen oftmals in einzelnen Vorgängen von verschiedenen Abteilungen bestellt, was sich wiederum negativ auf die Transaktionskosten auswirkt. Eine einheitliche Bedarfserfassung, wie sie in der jb-x eBusiness Suite zu finden ist, schafft hier Abhilfe!

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Anfrage

Sucht man nach Methoden einer aussagekräftigen, umfassenden sowie objektiven Preisrecherche, wird man früher oder später auf das Thema „Ausschreibungen“ treffen. Diese bieten eine optimale Möglichkeit, Preise verschiedener Anbieter einzuholen und miteinander zu vergleichen, um sich so das günstigste Angebot zu sichern. Aus diesem Grund gehören Ausschreibungen zu den Funktionen, welche im Modul „eControl“ der jb-x eBusiness suite angeboten werden.

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Angebot

Im Rahmen einer Anfrage/eines Ausschreibungsprozesses, können die im Verteiler hinterlegten Lieferanten in der jb-x eBusiness Suite Angebote zu den angefragten Positionen senden.

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Preisvergleich

Die von den Lieferanten übermittelten Angebote können in der jb-x eBusiness suite hinsichtlich ihres Preises, sowie ihrer Qualität miteinander verglichen werden, um somit das bestmögliche Angebot zu ermitteln.

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Genehmigung

Innerhalb des Bestellprozesses können Genehmigungsrichtlinien für bestimmte User definiert werden. Überschreitet das Bestellvolumen beispielsweise eine bestimmte Summe, welche im Vorhinein als Grenze festgelegt wurde, so muss der hinterlegte User (Genehmiger) die Bestellung zuerst genehmigen, bevor diese an den Lieferanten weitergeleitet wird. Weiterhin können in der jb-x eBusiness Suite andere Abhängigkeiten (z.B. bestimmte Kostenstellen, User, etc.) eingestellt werden, welche einen solchen Genehmigungsprozess auslösen.

 

Bestellung

Die Bestellung von Artikeln in der jb-x eBusiness Suite ist Hauptbestandteil des Moduls eProcure. Sie erfolgt auf Basis von im System eingespielten Katalogen und wird direkt an den Lieferanten weitergeleitet. Für Bestellungen kann, wenn gewünscht, ein Genehmigungsverfahren hinterlegt werden.

Budgets

Die Budgetverwaltung ist ein wichtiges Instrument, um im Unternehmen zugeteilte Summen nachzuverfolgen und entsprechend bilanzieren zu können. Die genaue Differenzierung hinsichtlich der zugeteilten Gelder zwischen den einzelnen Kostenstellen oder auch Mitarbeitern ist dabei ebenfalls von hohem Stellenwert. Diese Möglichkeiten bietet das Modul "eReport" der jb-x eBusiness Suite.

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Kontraktabruf

Der Abschluss von Verträgen bildet in unserer heutigen Wirtschaftswelt die Voraussetzung für die Arbeit im eigentlichen Kerngeschäftsfeld eines Unternehmens. So braucht jede Unternehmung einen Sitz, bzw. Räume, um Arbeiten verrichten zu können. Auch die Vernetzung zu Geschäftspartnern mithilfe von Internet und Mobiltelefonen führt zu Verträgen, welche ein Unternehmer abschließen muss. Dabei handelt es sich natürlich um grundlegende Beispiele und somit nur einen kleinen Teil von Verträgen, welche eingegangen werden müssen. Um bei dieser Vielzahl an Verträgen die Übersicht zu behalten, bietet sich die elektronische Pflege der Dokumente an, welche das Modul „eContract“ der jb-x eBusiness Suite einfach und übersichtlich ermöglicht.

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Kassenmonitor

Die Führung eines Kassenbuches ist fester Bestandteil der täglich anfallenden Aufgaben innerhalb eines Betriebes. Die Dokumentation jedweder Umsätze ist sowohl für den Unternehmer selbst, als auch von Seiten des Fiskus unabdingbar für einen funktionierenden Geschäftsbetrieb. Die elektronische Erfassung der anfallenden Umsätze mithilfe eines Monitoring Systems erleichtert die Datenpflege dabei erheblich. Ein solches Kassenbuch-Monitoring ist somit fester Bestandteil der jb-x eBusiness Suite.

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Rezepturen

Eine digitale Rezeptpflege innerhalb eines SRM-Systems schafft vielerlei Vorteile im Bezug auf den täglichen Gastronomie-Betrieb. So können unter anderem die benötigten Mengen verschiedener Artikel geplant, sowie Restriktionen hinsichtlich der Ausgabemenge etc. definiert werden. Zusätzlich steht den Zubereitern eine genaue Vorgabe mit verschiedenen Informationen zu Verfügung, mit deren Hilfe eine effiziente Arbeitsweise an den Tag gelegt werden kann. Mit der Möglichkeit, Katalogartikel direkt in einem Rezept zu verknüpfen, kann eine Bestellung der benötigten Artikel schnell und unkompliziert direkt aus dem Rezept heraus erfolgen.

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Wareneingang

Die Buchung von Wareneingängen ist ein fester Bestandteil der Buchführung und Bilanzierung und somit auch in einem SRM-System unabdingbar. Die genaue Erfassung von Beständen, sowie Preisabweichungen stellt nur einen Teil der Funktionen einer Wareneingangsbuchung dar.

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Kostenstellentransfer

Bei einem Kostenstellentransfer bestellt eine Kostenstelle bei einer anderen Kostenstelle innerhalb eines Betriebes. Das bedeutet, dass eine Kostenstelle belastet und die andere Kostenstelle entlastet wird. Beispiele hierfür sind: Stationskaffee aus der Küche, Orangensaft aus dem Restaurant für das Frühstück, Bierdeckel für die Gaststätte aus dem Lager, Mitarbeitergetränke der Abteilungen aus dem Magazin, Getränke und Häppchen für Konferenzen aus dem Lager/Küche uvm.

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Inventur

Das Führen von Bestandslisten dient dem Unternehmer dazu, einen Überblick über die im Betrieb befindlichen Warenbestände und deren Wert zu erhalten. Zusätzlich führt das Definieren von Mindestbeständen dazu, Abweichungen wahrzunehmen und entsprechend korrigieren zu können. Die Angabe von Mengeneinheiten der einzelnen Waren ermöglicht ebenfalls eine bessere Einsicht über die im Betrieb befindlichen Bestände. Weiterhin ist das Führen von Bestandslisten ein entscheidender Punkt in Bezug auf die jährlich anfallende Inventur, welche sowohl von Seiten des Fiskus‘ vorgegeben, sowie auch im Interesse des Unternehmers ist.

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Rechnungsprüfung

Egal ob Unternehmer oder Privatperson, Rechnungen sind überall ein Thema. Besonders im Bereich einer Unternehmertätigkeit fallen viele verschiedene Rechnungen an, welche oft noch in Papierform versendet werden. Dies zieht jedoch Einbußen im Bereich Zeit und Kosten nach sich. Darum bietet sich eine elektronische Erfassung von Rechnungen in einem Monitoring-System an. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist eine schnelle und einfache Rechnungsprüfung, mit der Möglichkeit, Rahmenbedingungen hinsichtlich Preisabweichungen etc. zu hinterlegen. Das Modul „eInvoice“ der jb-x eBusiness Suite bietet dem User all diese genannten Vorteile in Form eines einfach zu handhabenden Interfaces.

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Reporting

Innerhalb des täglichen Betriebsgeschehens entstehen durch eine Vielzahl an Prozessen und Abläufen große Datenmengen. Diese gilt es, im Zuge eines Berichtswesens (Reporting), auszuwerten, um so entscheidungsrelevante Informationen generieren zu können, welche für zukünftige Planungen innerhalb des Unternehmens unerlässlich sind. Dabei spielen vor allem der Umfang, sowie Filtermöglichkeiten, wie Sie im Modul „eReport“ der jb-x eBusiness Suite zu finden sind, eine große Rolle. Weitere Features und Funktionen innerhalb der Lösung erleichtern die Generierung von Berichterstattungen zusätzlich.

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eControl

Das Modul eControl bietet durch die umfängliche Verarbeitung von elektronischen Konditionen und Belegen zahlreiche Möglichkeiten, Lieferanteninformationen zu vergleichen, zu bewerten und zu optimieren.

eProcure

Der Konzerneinkauf oder die Einkaufsgesellschaft erfüllen den strategischen Teil der Lieferanten- und Katalogauswahl. Die Anforderer bestellen auf Basis von elektronischen Katalogen direkt beim Lieferanten unter Einhaltung der Genehmigungsrichtlinien.
Die Beschaffungsvorgänge werden zur Optimierung der Prozesse durchgängig elektronisch verarbeitet und maschinell an Lieferanten- und interne Systeme übergeben.
Die erfassten Bestelldaten werden genutzt, um Informationen für kommende Verhandlungsführungen aufzubauen und um das eigene Unternehmen mit dem Markt zu vergleichen.

eContract

Zentrale Aufgabenstellung des Moduls ist das Monitoring von Katalogen und Rahmenverträgen.
Die Verwaltung der Verträge ermöglicht die Festlegung zur Einsicht berechtigter Personen, steuert die Erinnerung an neue Verhandlungszeiträume und gibt Auskunft über laufende Ausgaben oder Einnahmen, die aus den laufenden Verträgen resultieren.

ePlanning

ePlanning ist eine Branchenlösung für lebensmittelverarbeitende Betriebe (Hotels, Kliniken, Caterer) zum Erfassen von Rezepturen, Erstellen von Menüplänen und Generieren von Bestellvorschlägen.
Die Rezeptur- und Menükalkulation erfolgt auf Basis von Lieferantenartikeln aus eProcure-Katalogen. Somit ist eine Rezeptur- und Menüdatenpflege ohne aufwendige Stammdatenpflege möglich.

eInvoice

In dem Modul eInvoice werden Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen elektronisch geprüft und verarbeitet. Der Austausch elektronischer Rechnungen auf Basis des Hybridformats PDF/A-3 ermöglicht für Rechnungen menschliche Sichtprüfung und eine elektronische Verarbeitung ohne Scanvorgang und Schrifterkennung.
Ein Rechnungsmonitor filtert die Beschaffungsvorgänge, die individuelle Toleranzen überschreiten und führt diese einem Workflow zur Klärung oder Freigabe zu.

eReport

Bei dem Modul eReport handelt es sich um ein Reporting- und Benchmarktool, welches grafisch und datenorientiert über zukünftige bzw. historische Preis- oder Sortimentsveränderungen und Beschaffungsalternativen informiert.

Kataloge

Kataloge können in verschiedenen Formaten der jb-x eBusiness suite hinzugefügt werden und enthalten Artikel, welche bei Lieferanten im System von den Usern bestellt werden können. Hierbei besteht die Möglichkeit, Genehmigungsrichtlinien zu hinterlegen, durch welche ausgewählten Usern bestimmte Berechtigungen zuteil werden.

Warenausgang

Die Bestandserfassung ist Teil des Moduls "eProcure" der jb-x eBusiness suite. Hier erfolgt unter anderem die Erfassung von Warenausgängen im System, wobei die Angabe von genauen Begründungen (z.B. Schwund, Verkostung, etc.) möglich ist. Nach Erfassung des Warenausgangs wird der aktuelle Bestand aktualisiert.

Bestandskontrolle

Die einfache und übersichtliche Darstellung von Beständen ist Teil der Funktionen des Moduls "eProcure" aus der jb-x eBusiness suite. Durch Vergleich der Soll- und Ist-Mengen ist eine schnelle und einfache Kontrolle der Bestände im System möglich. Abweichungen werden hierbei farblich markiert.

eBusiness-Suite

ePlanning

ePlanning ist eine Branchenlösung für lebensmittelverarbeitende Betriebe zum Erfassen von Rezepturen, Erstellen von Menüplänen und Generieren von Bestellvorschlägen. Die Rezeptur- und Menükalkulation erfolgt auf Basis von Lieferantenartikeln aus eProcure Katalogen. Somit ist eine Rezeptur- und Menüdatenpflege ohne aufwendige Stammdatenpflege möglich. Die Positionen werden mit dem aktuellen Katalogpreis sowie den vom Lieferanten angegebenen Allergenen, Zusatzstoffen und Nährwerten dem Rezept hinzugefügt. Eine farbliche Unterscheidung macht den Artikel- sowie LMIV- Status ersichtlich. Menüplanung | Rezeptpflege | Anhang von Medien | LMIV-Pflege


	
	
	
eContract

Zentraler Bestandteil des Vertragsmanagements ist ein Planer. Im Planer werden auf den ersten Blick fällige, überfällige oder demnächst fällige Verträge aufgelistet. Das Vertragsmanagement ermöglicht alle Arten von Verträgen (z.B. Leasing, Miete, Wartung, Instandhaltungsverträge, Serviceverträge, Darlehensverträge) mit spezifischen Feldern anzulegen. Zudem lassen sich die eingescannten Originalformulare zu jedem Vertrag anhängen. Durch Definition einer Bearbeitungsfrist wird der jeweilige User per E-Mail benachrichtigt, bis der Vertrag bearbeitet wurde. In der Verwaltung können Kosten- (z.B. Mietzahlung, monatliche Gebühren, o.ä.) oder Vertragstypen (z.B. Kauf, Leasing, Miete, o.ä.) erzeugt werden, die durch Zuordnung zu einem Vertrag zwingende Inhalte definieren. Vertragsmanagement | Vertragsplanung | Festlegung von Vertragstypen | Zahlungsübersicht


	
	
	
eApp

Mobilität, verteilte Strukturen und schnellere Prozesse bestimmen zunehmend die Unternehmensabläufe. Mobiler Einkauf (mobile Procurement) vereinfacht die Einkaufsprozesse, indem Mitarbeiter sich auch zwischen den Terminen oder auf Geschäftsreisen in den Einkauf und damit verbundene Kommunikationsprozesse einschalten können. Mobile e-Procurement ermöglicht über die Bestellauslösung von "unterwegs" oder die Teilnahme an der Bestellfreigabe via interaktiver Email-Links die Beschleunigung der Einkaufsprozesse. Ortsunabhängige Bestellungen | Freigaben per E-Mail | Papierlos und Umweltschonend | Einfachste Bedienung


	
	
	
eFlow

eFlow ist ein webbasiertes Workflow Managing System, das die parametrisierbare Abbildung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen ermöglicht. Informationen werden als Emails verteilt.
Unternehmensprozesse können per Administrationsoberfläche konzipiert werden. Für das Design der Prozesse werden Einzelschritte mit Bearbeitungsreihenfolgen unter Beachtung von Rollen, Usern und Felddefinitionen definiert.
Anträge und Freigabestatus werden im Cockpit oder in der Detailansicht dargestellt. Unternehmenskritische Prozesse können hinsichtlich Laufzeit und Status in einem Early-Watch-System gemonitort werden. Das Reporting ermöglicht eine kontinuierliche Analyse abgeschlossener Prozesse und unterstützt somit die Visualisierung von Engpässen und die systemgestützte Optimierung von Prozesslaufzeiten.
Die selbsterklärende Benutzerführung ermöglicht einfaches und schnelles Navigieren ohne Schulungsaufwand. Prozessmanagement | Monitoring | Easy-to-use | Prozessoptimierung

close up of tic tac toe leisure game
eControl

Im Rahmen der Bedarfserhebung werden Artikel für die Beschaffung bei den Kostenträgern vorgeschlagen, tatsächliche Bedarfe erhoben und in die Ausschreibung überführt. Zur Erstellung von Lieferantenanfragen oder zur Durchführung von Ausschreibungen können interaktive Belege zur Einbindung des Lieferanten angelegt werden. Die für alle Positionen und alle Lieferanten gültigen Daten wie Angebotszeitraum, Titel der Ausschreibung, Text des Anschreibens und die eindeutige Anfragenummer werden als Rahmendaten erfasst. Die für den User gültigen Organisationsdaten können hinterlegt werden und werden automatisch in den Beleg übernommen. Die Lieferanten, die mit der Ausschreibung angesprochen werden sollen, können durch Selektion nach Postleitzahl, Ort und Name zugeordnet werden.
Durch die Zuordnung von Sachkonten zu Warengruppen oder Usern zu Organisationseinheiten erfolgt eine Vorbelegung der Mussfelder mit Defaultwerten.
Der aktuelle Status einer Ausschreibung wird in der Statusüberwachung angezeigt und liefert dem User so jederzeit Auskunft über den Belegstatus. Die ausgewählten Lieferanten erhalten die Möglichkeit per Email-Link oder über Anmeldung im Supplier-Selfservice Angebotsdaten zu erfassen. Ausschreibungen | Bedarfserhebung | Lieferantenselektion | Statusüberwachung

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eInvoice

Bei dem Modul „eInvoice" handelt es sich um eine Lösung zur Anlegung, Prüfung und Verwaltung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen. Diese werden elektronisch geprüft und verarbeitet. Der Austausch elektronischer Rechnungen auf Basis des Hybridformats PDF/A-3 ermöglicht für Rechnungen menschliche Sichtprüfung und eine elektronische Verarbeitung ohne Scanvorgang und Schrifterkennung. Ein Rechnungsmonitor filtert die Beschaffungsvorgänge, die individuelle Toleranzen überschreiten und führt diese einem Workflow zur Klärung oder Freigabe zu. Rechnungsprüfung | Monitoring | Elektronische Verarbeitung | Filterung

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eService

Über das Modul eService haben Lieferanten die Möglichkeit, Angebote zu erfassen oder Angebotskorrekturen nachzusenden. In der Bestellbearbeitung kann entweder eine zugesandte Bestellung bestätigt oder auch eine Bestelländerung erfasst werden, die an den Anforderer zurückgesandt wird. Mit der eingeschränkten Katalogverwaltung kann der Lieferant Katalogupdates, Preisänderungen oder auch neue Kataloge einspielen. Die Update- Information wird an den Katalogverantwortlichen zur Genehmigung und Aktivierung weitergeleitet und der Lieferant kann den Einkaufsorganisationen feste Liefertage zuweisen. Aus einer Liste von Branchen können sich die Lieferanten mehrere Branchen individuell zuordnen. Angebotsbearbeitung | Bestellbearbeitunng | Katalogverwaltung | Branchenzuordnung

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