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Gehen Sie nach der Anmeldung im System bitte zum Modul „eControl“ und klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf „Ausschreibungen“.

 

Nun werden Ihnen links im Feld „Übersicht Ausschreibungen“ alle im System gepflegten Ausschreibungen, sortiert nach deren Status, angezeigt. Hierbei wird unterschieden zwischen neuen, laufenden und abgelaufenen Ausschreibungen.

 

 

 

Klicken Sie jetzt bitte auf den Button „neue Ausschreibung erstellen“.

Daraufhin öffnet sich rechts die Ausschreibung mit verschiedenen Eingabefeldern, in welche alle Informationen und Daten zu der neuen Ausschreibung eingetragen werden.

Zunächst muss der Ausschreibung ein Titel vergeben werden. In diesem Beispiel soll es sich um eine Ausschreibung für Druckerpapier handeln.

Als nächstes muss eine Laufzeit definiert werden. Wählen Sie hierbei einen beliebigen Zeitraum über Klick in das „von“ und „bis“ Kästchen und Auswahl eines jeweiligen Datums.

 

 

Nun können Sie eine Sprache, sowie (falls gewünscht) einen festen Liefertermin, eine Ablauferinnerung, eine Vertragslaufzeit und ein Vertragsvolumen über Klick in das jeweilige Kästchen festlegen.

 

Gehen Sie als nächstes nun bitte auf den Reiter „Organisationsdaten“. Unter diesem befinden sich mehrere Pflichtfelder, in welchen Informationen zu der Ausschreibung hinterlegt werden müssen.

Diese Felder umfassen Buchungskreis, Einkaufsorganisation, Währung, Einkäufergruppe, Standard-Warengruppe, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen.

Das Ausfüllen der Felder erfolgt über Klick auf das jeweilige  Lupen-Symbol und Auswahl der gewünschten Bezeichnungen/Werte im Dialogfenster.

Zum Schluss können Sie im Reiter „Texte“ ein Anschreiben, sonstige Informationen sowie eine interne Bemerkung hinterlegen.

 

Als nächstes fügen Sie der Ausschreibung bitte eine Artikelposition hinzu. Dies erfolgt über Klick auf den Button„+ neue Position“

 

 

 

 

Nach Klick auf den Button öffnet sich ein neues Dialogfenster, in welchem Sie auswählen können, ob Sie eine Freitextposition, oder eine Katalogposition hinzufügen wollen.

 

Beispiel: aus Katalogposition

Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfenster, in welchem Sie nach einem bestimmten Begriff, sowie nach einem Hersteller suchen können. Außerdem können Filter für die Suche eingestellt werden.

Nach der Eingabe des Suchbegriffs und Bestätigen mit „Suchen“, werden Ihnen Ergebnisse zu diesem Suchbegriff angezeigt. Wählen Sie aus diesen Ergebnissen bitte die gewünschte Position, mit Klick auf das  Plus-Symbol.

Nun werden die Informationen zu dem hinzugefügten Artikel, wie Bezeichnung, Beschreibung, Menge usw. geladen und können noch angepasst werden. Es fehlt noch: Beschreibung der Funktionen Mussposition usw.

 

 

Nun haben Sie der Ausschreibung die gewählte Artikelposition hinterlegt. Sollten Sie im Nachhinein Änderungen an der Position vornehmen wollen, so können Sie dies über das Stift -Symbol neben der Position tun. Des Weiteren können Sie über die jeweiligen Buttons eine ausgewählte Position löschen oder kopieren.

Klicken Sie als nächstes bitte auf den Reiter „zugeordnete Lieferanten/Angebote“.

 

 

Unter diesem Reiter kann über den Button “?” rechts ein Lieferant hinzugefügt werden. Hierbei kann ein Lieferant aus dem Lieferantenstamm oder ein CPD-Lieferant (Einmallieferant) hinzugefügt werden.

 

Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfenster, mit allen im System hinterlegten Lieferanten. Geben Sie nun in die Spalte Bezeichnung den gewünschten Lieferanten ein. Hierdurch aktualisiert sich die Liste automatisch und zeigt nun alle Lieferanten mit dem eingegeben Begriff an.

Übernehmen Sie aus diesen Lieferanten nun bitte die Lieferanten jeweils per Mausklick und anschließendem Klick auf den Button „markierte Position(en) übernehmen“.

Hinweis: Sollten die ausgewählten Lieferanten noch keinen Zugang im System haben, können diesen über den Button „Lieferantenlogin versenden“ Zugangsdaten für das System übermittelt werden!

Klicken Sie nun bitte auf den Button „Ausschreibung veröffentlichen“.

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem per Haken ausgewählt werden kann, an welche der hinterlegten Lieferanten die Ausschreibung gesendet werden soll. Zusätzlich kann ein Info-Text für die Lieferanten angegeben werden. Hier werden auch die hinterlegten Ansprechpartner der Lieferanten angezeigt, welche für die Ausschreibungen aktiviert wurden (unter eService/Ansprechpartner ein Häkchen bei Kommunikation Ausschreibungen).

Mit Klick auf den Button „Jetzt versenden“ wird die Ausschreibung aktiv und die hinterlegten Lieferanten erhalten eine Information bei ihrem nächsten Login ins System.

Daraufhin können diese ein Angebot zu der Ausschreibung abgeben.

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