Rechnungsmanagement auf Basis von Bestellung, Lieferavis und Wareneingangsprüfung

Bei dem Modul „eInvoice” handelt es sich um eine Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Rechnungen (Rechnungsmanagement), Bestellungen und Lieferungen. Diese werden elektronisch geprüft und verarbeitet. Der Austausch elektronischer Rechnungen auf Basis des Hybridformats PDF/A-3 ermöglicht für Rechnungen menschliche Sichtprüfung und eine elektronische Verarbeitung ohne Scanvorgang und Schrifterkennung. Ein Rechnungsmonitor filtert die Beschaffungsvorgänge, die individuelle Toleranzen überschreiten und führt diese einem Workflow zur Klärung oder Freigabe zu.

Nicht elektronische Rechnungen werden via Scan als Rechnung eingelesen und über eine Referenz den Vorgängerbelegen zugeordnet. Als Vorgängerbeleg können Wareneingang oder Bestellung dienen. Tolerierte Rechnungsabweichungen werden als Betrag oder prozentual definiert. Werden diese Toleranzen überschritten, wird ein Workflow zur Klärung der Abweichung angestossen. Die Klärung und Freigabe der Rechnungen erfolgt per Email.

Zur Prüfung von Sammelrechnungen können beliebig viele Lieferscheine in einer Rechnungskontrolle zusammengefasst werden. Die Kontierung der Rechnung erfolgt automatisiert auf Basis von früheren Kontierungszuweisungen oder über Kontierungsvorschläge der Warengruppen. Freigegebene Rechnungsvorgänge können an angeschlossene Buchhaltungssysteme übergeben werden.

 

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